Сегодня большинство должностей в бэк-офисе расположены далеко от штаб-квартиры компании. Многие из них расположены в городах, где коммерческая аренда недорогая, затраты на рабочую силу низкие и имеется соответствующий кадровый резерв. При большом потоке посетителей и в случае, если визиты клиентов являются долгими (время обслуживания больше минут), в зоне фронт-офис желательно предусмотреть гардероб и санузел. Рабочие места ведущих прием сотрудников распределяют так, чтобы специалисты, которых посещают чаще всего, находились как можно ближе к зоне приемной и к входу. Для этого нужно выделить кабинеты под них или установить перегородки, которые обеспечат ощущение приватности. Зонирование выполняют так, чтобы распределить потоки посетителей и обеспечить удобную навигацию.

Первый вид касается стандартных клиентских запросов (перевод средств между счетами, перевод в другой банк, продление вклада и пр.). Второй относится к информированию клиентов – консультации, ответы на вопросы, как при посещении отделения, так и дистанционно. Кроме того, зачастую сотрудники фронт-офиса занимаются активным маркетингом, то есть отвечают за предложение посетителям новых услуг.
Некоторые банки объединили часть функций, которые выполняют Бек-офисы, в частности тех, что относятся к управлению рисками, в так называемую функцию мидл-офиса — подразделения, которое обеспечивает подготовку и принятие решений. Бэк офис (англ. back office) – это отделы, департаменты корпорации, которые выполняют второстепенные бизнес функции, такие как сервисная поддержка, управление рисками, принятие рекламаций, осуществление прочих рядовых операционных процессов. Бэк офис осуществляет рутинные, административные, обслуживающие функции управления бизнесом как таковым. К функциям бэк офиса также относятся IT-работа (администрирование баз данных, служба поддержки клиентов), бухгалтерия, отдел кадров.

Зонирование фронт-офиса

В общих чертах, работа бэк-офиса включает роли, которые влияют на расходную часть коммерческого отчета , а работа фронт-офиса включает роли, которые влияют на доходную часть торгового отчета компании. Сегодня термины бэк офис и фронт офис чаще всего употребляются там, где это разделение наиболее четко выражено, а именно в инвестиционных банках. Обычно в состав бэк офиса входит от четырёх до семнадцати человек (это зависит от объёма, а также и от оборота бэк-офиса). Работа бэк-офиса ведётся строго в соответствии с нормативными документами Федеральной Комиссии по Ценным Бумагам (ФКЦБ). Соответственно, каждый специалист этого отдела обязательно должен знать и четко соблюдать все эти требования.
Например, в инвестиционных банках и других финансовых институтах попасть на работу в фронт офис тяжелее всего. Предъявляются очень высокие требования как к образованию и профессионализму, так и к личным качествам и даже внешним данным. В разных компаниях к фронт офису могут относиться разные виды деятельности (это зависит от профиля компании).

• Мало организовать безопасное удаленное подключение для своих сотрудников, нужно обеспечить контроль действий пользователей в части соблюдения политик информационной безопасности, а также работе с конфиденциальными данными.
• Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина.
• Иногда кабинет руководителя тоже выносят в эту зону (если часто принимает посетителей у себя).
• FIS Единый фронт-офис – это комплексное программное обеспечение, которое позволяет «в одном окне» выполнять клиентское обслуживание, добиться снижения временных затрат и минимизировать ошибки при работе.
• После того, как была проведена перерегистрация и получен документ, который подтверждает права нового владельца на приобретенный пакет акций (то есть выписка), специалист бэк-офиса контролирует сам процесс расчёта компании- покупателя с компанией-продавцом.
• В банковских учреждениях к задачам бэк офиса относятся клиринговые операции, текущее расчетно-кассовое обслуживание и многое другое.

Это может быть подразделение, которое осуществляет все функции по работе с заказчиками и покупателями, оформляет соглашения и прочие. То есть это передовые отделы, которые первыми осуществляют контакт со всеми клиентами после их входа на территорию. К сожалению, без рисков работа банка в принципе не обходится, и один из наиболее явных рисков — просчеты и огрехи, совершенные на уровне бэк-офиса.

Пояснение термина «бэк офис»

Для этого первым местом, в которое попадает клиент, должна быть приемная или рецепция. Здесь посетителей распределяют, они получают информацию о том, где именно их примут. То есть это финансовые службы, которые не имеют никакого прямого контакта с посетителями.

Развитие платежных систем в России во многом обусловлено тем, что с ростом рынка розничных финансовых услуг существенно увеличился спрос на пластиковые карты. На сегодняшний день они уже стали универсальным средством доступа к банковским продуктам по всем каналам обслуживания, считает Екатерина Антонова, менеджер отдела маркетинга компании БПЦ. В последнее время наблюдается увеличение доли кредитных карт в общем объеме выпуска, что является следствием роста популярности услуг розничного кредитования. Повсеместное распространение получили карточные продукты международных платежных систем, так как сегодня клиенты банков ожидают, что их пластиковые карты будут приняты в любом банкомате, торговой сети или электронном магазине в любой стране мира. Мы как раз делаем так, чтобы собственник вышел из бэк-офиса и занимался бизнесом.
Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже банкротству. Также понадобится умение оформлять придаточное распоряжение в момент подписания соглашения или в реестре ценных бумаг. По окончанию перерегистрации и после получения соответствующих документов, подтверждающих права нового владельца что значит бэк офис на конкретные акции, специалисту бэк-офиса необходимо осуществлять контроль процесса расчётов компании-покупателя с продавцом. Поскольку для бэк-офиса не столь важен внешний вид и респектабельность, то в целях экономии зачастую он территориально располагается на некотором отдалении от основного отделения, где стоимость аренды помещения менее ощутима.
Фронт офис (англ. front office) – это, можно сказать, «лицо» компании, его структурное подразделение, в обязанности которого входит, прежде всего, работа с клиентом и для клиентов. Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис, а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются. Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.
Имеет опыт постановки продаж в крупных компаниях различных отраслей, на рынке «1С» работает с 2002 года. Провела более 200 семинаров и тренингов, посвященных построению отделов продаж, практике по улучшению их работы. Хотя деятельность бэк-офиса редко бывает заметной, она вносит большой вклад в успех бизнеса. Она может включать такие функции, как бухгалтерский учет, планирование, управление запасами, управление цепочкой поставок, человеческими ресурсами и логистикой. Фронт и бэк офисы являются совершенно разными структурами, перед которыми стоят различные задачи. Первый направлен на то, чтобы встретить потенциального покупателя или посетителя и решить с ним все необходимые вопросы.

Миддл офис представляет собой канал связи между оставшимися двумя офисами. Перед тем, как закончить сделку с клиентами, проходит этап проверки и обработки всех операций. Потом эти данные передаются в кабинеты «заднего» офиса, который является завершающим звеном в цепи. Специалист бэк-офиса должен быть ответственным и внимательным, потому что любая неточность в оформлении документов может послужить поводом для признания сделки недействительной и послужить причиной серьёзных убытков компании. Также специалисту не помешает организованность, дисциплинированность и коммуникабельность.

ТехнологияWFM значительно облегчает долгосрочное планирование, особенно в режиме «что, если? », это очень важно в условиях эпидемии, когда перераспределяются потоки и меняется характер нагрузки. Если фронт-офисы можно описать как «фронтовые подразделения», то бэк-офис — это, безусловно, «тыл» и прифронтовые линии снабжения. https://www.xcritical.com/ А как учит нас история – войны выигрывают те стороны, у кого лучше налажены процессы логистики между тылом и фронтом. Представители профессии имеют высшее экономическое/финансовое образование. Его сотрудники не взаимодействуют напрямую с посетителями, но делают так, чтобы банковская организация работала в нормальном режиме.
Поэтому, первое, что необходимо сделать, это внимательно изучить эти бумаги и в будущем соблюдать установленные правила. Помимо стандартных обязанностей, перед сотрудниками российских компаний иногда ставится задача по приобретению различных активов. FIS Единый фронт-офис – это комплексное программное обеспечение, которое позволяет «в одном окне» выполнять клиентское обслуживание, добиться снижения временных затрат и минимизировать ошибки при работе. Чаще всего бэк-офис — это IT-отдел, бухгалтерия, отдел кадров, склады и так далее. Бэк-офис может располагаться вдали от здания, где работают непосредственно с клиентами. Более того, функции бэк-офиса могут быть переданы на аутсорс другим компаниям.
Деятельность второго направлена на обеспечение качественной работы всех других департаментов. Вот и получается, что нормально вести учет всей деятельности микро- и малому бизнесу, дорого. Поэтому компании ведут учет по остаточному принципу, распределяя задачи на тех специалистов, которые у них есть. В итоге, получают кривой управленческий учет — из которого непонятно, сколько компания зарабатывает и какие есть убытки. А также кривой налоговый и бухучет — который откроет ФНС возможности оштрафовать вас или доначислить налоги за малейший недочет.

В дальнейшем, это позволит сократить расходы на бэк-офис и повысить качество выполнения поставленных задач. Но, руководству компании необходимо знать, что для проведения аудита каждого из рабочих процессов, а также централизации и оптимизации, возможно, придётся воспользоваться услугами квалифицированного специалиста. Бэк-офис изредка выполняет функции операционного департамента, а контроль торговыми операциями ведётся фронт-офисом. Также это операционное подразделение, занимающееся ценными бумагами и расчётами по финансам, опираясь на заключённое с фронт-офисом соглашение. В комплексном бизнес-процессе участвует сразу несколько подразделений, задействованы и контакт-центры, и офисы продаж, и сотрудники бэк-офиса.
В банках занимается консультированием посетителей, открытие карт и счетов. Менеджеры фронт офиса – это те, кто собственно делают деньги, то есть напрямую обеспечивает прибыль компании. Хотя некоторые и ставят под сомнение их функцию анализа активов (equity research), так как такие аналитики напрямую не выполняют той работы, которая приносит деньги, как, например сотрудники отдела продаж. Однако это не так, поскольку тем, кто занимается анализом активов, приходится видеться, что называется, лицом к лицу с клиентами намного чаще, чем всем остальным работникам. Успешность бизнеса напрямую зависит от сбалансированного и органичного взаимодействия двух неотделимых составляющих — бэк офиса и фронт офиса.

Касательно уже имеющихся договоров, сотруднику иногда приходится проводить перерегистрацию. Это процедура, позволяющая передать права собственности от продавца к покупателю. Отличие бэк-офиса от фронт-офиса в том, что он ориентирован на обеспечение работы отделов, отвечающих за деятельность компании на финансовых рынках и управление активами/пассивами банка. Сотрудники занимаются регистрацией и сопровождением сделок как в документарной, так и в электронной форме. Еще одна функция бэка заключается в контроле перераспределения финансовых ресурсов между различными частями организации, то есть совершения внутренних сделок.
Каждый банк стремится повысить уровень предоставляемого им сервиса, сделать обслуживание более быстрым и полным, расширить ассортимент методов доступа к услугам, автоматизировать рутинные процессы. Фронт-офис продаж банка призван помочь сотрудникам оперативно реагировать на заявки и применять при этом полноценный объем имеющихся в организации данных. «Бенилюкс не подходит для формальной релокации, когда компания регистрируется там, а основатель остаётся в России или другой стране.
В финансовых корпорациях, например, фронт офис чаще всего несет ответственность за такие направления, как продажи (sales), трейдинг (trading), слияния и поглощения (M&A). Бэк-офис (Back Office) – это отделение, которое есть во всех инвестиционных компаниях, банках и других организациях, и которое совершает сделки на рынке ценных бумаг. Он делится на отделы и подразделения, каждый из которых выполняет определенные официальные функции. Для более простого понимания функций каждого подразделения в предприятии, в русский язык пришли иностранные термины — это такие как бэк офис, миддл и фронт офис.
Но в нем можно так же рационально и грамотно организовать пространство, как и в офисном здании класса А, которое дизайнеры «вели» с начального этапа строительства. Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой. Таким образом, два основных направления мидл-офиса, используемые на сегодняшний день в банках РФ – это контроль операция на финансовых рынках и управление коммерческим кредитованием. Данные в мидл имеют более общий характер, чем в бэк, и позволяют составить масштабную картину активов и пассивов компании.

Планировку разрабатывают так, чтобы обеспечить удобное взаимодействие между сотрудниками и возможность комфортной индивидуальной работы. Если в офисе работают сотрудники нескольких отделов, разных специальностей, их рабочие места размещают так, чтобы упростить совместную работу персонала, решающего общие или связанные задачи. Кабинеты руководителей обычно делают изолированными, и у них может быть собственная сложная планировка с приемной, залом совещаний или переговоров, закрытой частью, зоной отдыха. Функциональные обязанности фронт офиса в конкретной компании могут отличаться в зависимости от того, в какой деятельности она задействована и ее специфики.